Der richtige Plan & das richtige Werkzeug - so gelingt dir jedes Projekt!
Kennst du das?
Du willst einen Nagel in die Wand schlagen aber hast keinen Hammer zur Hand. Jetzt kannst du natürlich in den Garten gehen, einen Stein ausgraben und damit versuchen den Nagel in die Wand zu schlagen. Wenn du aber 20 Bilder aufhängen willst, dann ist dieser Stein auch nicht wirklich eine Lösung.
Deswegen ist Planung so wichtig. Hast du alles was du brauchst an Werkzeug und Material, um dein Projekt optimal starten zu können? Nein? Dann läufst du Gefahr, dass dein Vorhaben scheitert oder dir schlechte Ergebnisse liefert. Oder vielleicht dauert es einfach 10-mal so lange, bis du fertig bist.
Ein Freund von mir wollte vor kurzem ein kleines Gartenhaus bauen. Er hatte die Balken vom Bauhaus organisiert, hatte einen Hammer und ein paar Nägel. Es war Sonntag. Als er all sein Material und sein Werkzeug ausgebreitet hat, stellte er fest, dass er zum Schrauben nur einen normalen Schraubenzieher hatte – keinen Akkuschrauber. Er hatte 200 Schrauben zu befestigen! Seine Lösung: Er verschiebt den Start des Projekts, besorgt sich einen Akkuschrauber und legt nächstes Wochenende los.
Viele Menschen machen aber den Fehler, dass mit einem Schraubenzieher ein Haus bauen wollen. Anstatt Freude an ihrer Arbeit zu haben, sind sie frustriert und müssen so viel mehr arbeiten, nur weil sie unvorbereitet und unorganisiert sind.
Planung ist prinzipiell eines der wichtigsten Dinge, um sein Projekt optimal zu realisieren. Nehmen wir an, du möchtest mit dem Rad eine Woche die kanarischen Inseln befahren. Welche Schritte hast du einzuhalten:
- Wann möchte ich das tun?
- Bekomme ich Urlaub zu der Zeit?
- Habe ich genug Geld bei der Seite, um die Reise auch durchführen zu können?
- Dazu muss ich wissen, wie viel wird mich diese Reise kosten?
- Welches Rad brauche ich für die Reise? Ein Straßenrad, ein Rennrad, ein Mountainbike?
- Soll ich das Rad selbst mitnehmen oder vor Ort ausleihen?
- Welches Werkzeug brauche ich? Flickzeug, Ersatzspeichen, Imbusschlüssel, usw.
- Welche Route möchte ich fahren?
Für dich mag das alles logisch erscheinen, aber warum machen so viele genau diese Fehler?
Sie planen nicht, sondern legen einfach mal los. Sie investieren nicht in ein gutes Werkzeug, sondern schlagen lieber den Nagel mit dem Stein in die Mauer. Sie möchten ein tolles Vorhaben realisieren, holen sich aber die billigsten Arbeitskräfte und wundern sich, dass nichts weitergeht.
Was ist aber nun das richtige Werkzeug und wie komm ich dazu?
Hier empfehle ich dir aus guten Quellen Empfehlungen zu holen. Stell dir die Fragen:
- Wer hat so was Ähnliches schon mal gemacht?
- Welches Werkzeug hatte er benutzt?
- Woher hatte er das Werkzeug?
Beim Radbeispiel wäre es ein Freund oder Bekannter, der schon mal so eine ähnliche Radtour gemacht hat. Solche Personen zu fragen ist Gold wert. Sie haben nicht nur das Wissen, sondern etwas was viel wichtiger ist – Erfahrung!
Warum Planung und Empfehlung zusammenhängen und warum sie auch aus wissenschaftlicher Sicht unabdingbar sind, möchte ich dir im Folgenden erklären.
Planung möchte ich hier im Sinne von Zeitmanagement darstellen.
Tagesablauf besser organisieren: 12 Tipps für mehr Zeit.
“Der Tag sollte 45 Stunden haben.”
Kommt dir diese Wunschvorstellung bekannt vor? Oft schaffen wir nicht alles, was wir uns vornehmen. Grund ist aber nicht die fehlende Zeit, sondern ein fehlendes Zeitmanagement.
Hier kommen die besten 12 Tipps:
- To-do-Listen
Täglich stehen wir vor neuen Herausforderungen. Damit Du alles im Überblick hast, solltest Du To Do Listen erstellen. So beschäftigst Du Dich jeden Tag aufs neue mit Deinen Zielen – den kurzfristigen und den langfristigen. Das motiviert.
- Prioritäten setzen
Lege drei Prioritäten pro Tag fest. Komme, was wolle, diese drei Aufgaben werden erledigt. So wirst du nie mehr wirklich Wichtiges übersehen. Alle anderen To-dos sind weniger relevant. Frage dich. Welche der drei Prioritäten sind die schwierigste Aufgabe? Erledige diese zuerst. Je länger du Dinge aufschiebst, desto schwieriger werden sie in der Umsetzung. Räume die größte Challenge des Tages also möglichst schnell aus dem Weg.
- Kein Multitasking mehr.
Erstens führt das zu Stress und zweitens geht’s nicht schneller, wenn wir multitasken. Im Gegenteil. Wir arbeiten unsauberer und brauchen länger. Du bist tatsächlich schneller, wenn du dich auf eine Sache konzentrierst und sie von Anfang bis Ende zügig durchziehst. Deine Nerven werden es dir danken.
- Schaffe Routinen
Erledige Dinge immer zur gleichen Zeit. Routinen erleichtern unser Leben. Sie lassen uns organisierter und damit schneller arbeiten. Außerdem bringen sie Ruhe in deinen Alltag: Du weißt, was kommt. Morgens bist du besonders produktiv? Dann bist du in dieser Zeit auch am schnellsten. Schiebe wichtige Arbeiten also auf keinen Fall auf den Nachmittag.
- Tagesablauf besser organisieren, in dem du Deadlines setzt
Manche von uns können sich regelrecht in Aufgaben verlieren. Hallo, Perfektionisten, ihr seid gemeint. Leider haben wir meistens nicht den Luxus, uns am Tag nur einer einzigen Sache zu widmen. Viele andere To-dos warten darauf, abgehakt zu werden. Achte also darauf, dass du dich nicht zu sehr in Dinge verrennst. Setze dir Deadlines.
- Entrümpele dein Leben
Wer seinen Tagesablauf besser organisieren möchte, sollte vor allem eins tun: Entrümpeln. Sowohl den Arbeitsplatz, als auch die Wohnung. So eliminierst du nicht nur mögliche Ablenkungen, sondern verschaffst dir durch mehr Ordnung auch mehr Ruhe.
- Mahlzeiten vorplanen
Lebensmittel einkaufen und kochen kostet Zeit. Vor allem, wenn du gesund leben möchtest. Du willst schließlich nicht täglich den Drive-in als Notlösung anpeilen. Wie du Zeit gewinnst? Plane die Hauptmahlzeiten für die Woche vor. Überlege dir, welche Snacks auf den Tisch kommen sollen. Dann weißt du ganz genau, was du beim Supermarkt besorgen musst. Du flitzt dann nicht mehr jeden zweiten Tag los, weil etwas vergessen wurde.
- Pausen bewusst planen
Einfach durchpowern, bis nichts mehr geht? Wenn viel ansteht, willst du am liebsten alle Pausen streichen. Aber du kannst den Körper leider nicht austricksen. Du bist keine Maschine. Früher oder später machst du schlapp. Auch an einem vollen Tag solltest du Pausen bewusst einplanen. Du erledigst alles schneller, wenn du erholt bist. Mit frischem Geist und ausgeruhtem Körper bist du in jeder Hinsicht effektiver. Manchmal reicht schon die Tasse Kaffee am Nachmittag, um runterzukommen. Nimm dir Zeit für dich und tanke auf.
- Eliminiere Ablenkungen
Ups, schon wieder eine Viertelstunde auf Facebook vertrödelt. Kleine Zeitdiebe lauern überall. Social Media ist nur einer davon. Tratschen, Fernsehen, Onlineshopping: Hebe dir diese entspannenden Aktivitäten für deine Pausen auf. Wie sagt man so schön: Vorfreude ist die beste Freude.
- Genügend Schlaf bekommen
Was hat Schlafen mit Zeitmanagement zu tun? Eine Menge. Denn wie schnell wirst du deine täglichen To-dos wohl erledigen, wenn du übermüdet in den Tag stolperst? Wenn du am Tag Zeit sparen willst, musst du funktionieren. Du musst die beste Version von dir selbst sein. Ein gesunder Lebensstil mit gutem Essen und ausreichend Schlaf sind essenziell für ein perfektes Zeitmanagement. - Traue dich „Nein“ zu sagen
Mehr und mehr Aufgaben annehmen, obwohl dein Terminplan bereits überquellt? Keine gute Idee. Manche von uns tun sich im „Nein sagen“ schwer. Leider führt das häufig dazu, dass wir uns verzetteln, weil wir es allen recht machen wollen. Und am Ende leiden wir unter selbstverursachten Zeitdruck. Nehme zusätzliche Aufgaben nur an, wenn du sie wirklich bewältigen kannst. Und wenn sie dringend sind.
- Tagesablauf besser organisieren: Hilfe annehmen
Du fühlst dich überfordert? Dann brauchst du vielleicht Hilfe. Frage dich, welche Arbeit du nicht unbedingt selbst machen musst. Das gilt auch für die Aufgabenverteilung auf der Arbeit. Du musst nicht immer alles alleine stemmen. Schaffe dir mehr Zeit, in dem du manche Aufgaben abgibst.
Wozu solltest du deine Woche richtig planen?
Planung ist das halbe Leben, sagt man. Denn mit einem gut durchdachten Wochenplan arbeitest du nicht nur effektiver, du gewinnst auch mehr Zeit für die Dinge, die dir am Herzen liegen. Aber wie schafft man es, die Woche realistisch zu konzipieren und Ziele einzuhalten?
Der richtige Zeitpunkt für die Wochenplanung
Statt dir am Sonntag bereits den Kopf über die kommende Woche zu zerbrechen, solltest du versuchen, noch nicht an die Arbeit zu denken. Triff dich lieber mit Freunden, geh spazieren oder ins Kino – bis zum Arbeitsbeginn am Montag bleiben deine Gedanken frei von Arbeitsthemen. Gerade wenn du weißt, dass am Wochenende wichtige Infos eintrudeln, ist der Montag auch der optimale Tag für deine Wochenplanung. Stehen im Laufe des Vormittags Jour-Fixes oder Meetings an, solltest du dir am Nachmittag Zeit dafür nehmen, die Woche in geordnete Bahnen zu lenken. Auch der Freitag kann ein toller Tag für die Planung der kommenden Woche sein. Ein Pluspunkt: Du startest viel entspannter ins Wochenende und sparst dir den Stress am Montag.
Die richtige Methode, um deine Woche zu planen
Bevor du an die konkrete Planung gehst, solltest du zuerst klären, wie du deine Termine und Aufgaben im Überblick behalten willst: auf deinem Kalender, verschiedenfarbigen Post-its, einer To-do-Liste, digital oder ausgedruckt?
Wichtig dabei ist, dass du dich möglichst für eine Variante entscheidest, sonst wirds unübersichtlich. Die Gestaltung deiner Listen oder deines Kalenders kann dabei übrigens erfolgsentscheidend sein. Denn was schön aussieht, sehen wir gern an. Also keine Scheu vor Farben.
Ganz im Gegenteil: Farbig markierte Tasks können ein Wegweiser durch Prioritäten oder Arten von Aufgaben sein.
Termine eintragen: Alles zu seiner Zeit
Sobald du deine Planungsmethode gewählt hast, wird es Zeit, deine Termine zu strukturieren. Wichtig ist dabei, dass du sowohl deine beruflichen als auch deine privaten Termine und Aufgaben als gleichwertig wahrnimmst. Ein guter Wochenplan soll dir schließlich dabei helfen, mehr Zeit für deine Lieblingsbeschäftigungen zu haben.
Dazu befolgst du am besten folgende Schritte:
- Fixtermine eintragen: Meetings, Arztbesuche, Kurse oder Proben …
- Flexible Termine priorisieren: Recherchen, Sporteinheiten, Hausarbeit …
- Flexible Termine eintragen
- Relevante Termine in gemeinsame/öffentliche Kalender eintragen oder Zeitfenster blockieren
Planung ist das halbe Leben
Bei aller Euphorie, die beim Planen entstehen kann, darfst du die wichtigste Regel nie außer Acht lassen: 50 Prozent deiner Zeit bleibt frei. Diese Zeit nützt du für Pausen, unvorhersehbare Dinge, wenn Aufgaben länger dauern als gedacht, oder – und vielleicht am wichtigsten – für das, worauf du gerade Lust hast.
Den Plan durchziehen: So gelingts
Nachdem der Plan steht, ist es an dir, ihn auch umzusetzen. Dabei helfen dir einerseits die im Team-Kalender für dich reservierten Zeitfenster, andererseits aber vor allem deine Willensstärke:
Ein klares Nein ist wahrscheinlich das wichtigste Wort für die erfolgreiche Umsetzung deiner Pläne.
Dabei hast du stets deinen Plan im Blick: Unvorhergesehene Aufgaben kannst du so lange annehmen, bis du maximal drei Viertel deiner Zeit verplant hast. Ein Viertel deiner Woche sollte dir als unverplante Zeit übrig bleiben – Sporteinheiten, Hobbys und Haushalt bereits abgezogen. So hast du genug Luft zum Durchatmen, Abschalten und Auftanken für die nächste Woche.
